代理理事の件、ちょっとややこしいですね。ここで考えるポイントを整理してみましょう。 まず、管理規約をもう一度見直してみてください。代理出席が常態化するのがOKかどうかが大事です。普通は、一時的な理由で代理出席が認められるけど、毎回代理人が出席するのはどうかなって感じですよね。 次に、理事長としての署名の問題です。公文書や契約書、届け出書類に関して、代理人が署名しても法的に問題ないかどうかを確認する必要があります。「代」と記載して代理人が署名する方法もありますが、できれば区分所有者本人が署名するのが一番スムーズです。 もし代理人が署名する場合は、理事会でその手続きを公式に認める議決をとるといいです。そうすれば、後で問題になりにくいです。 また、銀行や保険会社、消防などの公的機関にも確認して、代理人の署名が有効かどうかを事前に確認しておくと安心です。公式な手続きが必要なら、その手続きを踏むようにしてください。 最終的には、理事会でこの問題をしっかり話し合って、みんなが納得できる形で運営できるようにするのが大切です。代理人に頼ること自体は悪くないけど、透明性を持って進めていくことが大事ですね。